Formaliser votre projet de déménagement
Dans chaque projet de déménagement, il y a des étapes clés à respecter. A cet effet, nous vous avons énuméré ci-dessous les plus importantes à prendre en considération :
- Le projet de transfert de votre entreprise est défini et prêt à être mis en oeuvre.
- La première étape est d'informer et de communiquer auprès de votre personnel avec le plus de transparence possible.
Ensuite, organisez une réunion pour expliquer tous les paramètres de ce transfert :
- Ses raisons, pourquoi on déménage ?
- La date du déménagement
- Le planning des opérations
- La présentation des nouveaux locaux
- L'organisation future
Analyser les ressources internes que vous pouvez mobiliser pour conduire votre projet.
- Faites appel le plus possible au volontariat
- Identifiez les prestations que vous pourrez externaliser
- Constituez un comité de pilotage pour centraliser les décisions et le suivi de chaque étape du déménagement
- Rassurez votre personnel sur les conditions générales de votre transfert d'entreprise : organisation, logistique, services, sécurité, mobilisation minimum des personnes
Communiquer avec les salariés
Pour ne pas avoir de mauvaises surprises le jour de votre déménagement, prenez le temps de préparer le transfert de votre entreprise dans ses moindres détails. Vous prendrez également soin d’informer chaque service de votre entreprise des choix et des paramètres définis. Une fois fait, programmez les visites du nouveau site afin que les salariés s’approprient les nouveaux locaux.
- Rendez le personnel « acteur du mouvement » en l’impliquant dans le tri, le classement, l’archivage, etc.
- Identifiez les correspondants « transfert », c’est-à-dire les personnes aptes à répondre aux questions liées au transfert de votre entreprise.
- Dressez un inventaire des éléments à transférer : tels que les dossiers, archives, matériels informatiques, mobilier etc…
- Etablissez un zoning.
- Prévoyez le transfert des équipements spécifiques.
- Etablissez des plans de la future implantation sur le nouveau site.
Pour éviter tout stress, prenez le temps au fur et à mesure d'officialiser ce changement de bureaux :
- Ouvrir les lignes téléphoniques et internet
- Changement d’adresse auprès de tous les organismes dont la société dépende
- Organiser un plan de communication pour prévenir vos clients et partenaires.